Politique de protection de la vie privée et des données à caractère personnel

1. Introduction

L’Administration communale de Honnelles (ci-après « La Commune ») est attachée au respect de la vie privée et accorde une grande importance au caractère confidentiel des données qu’elle traite ainsi qu’à la législation inhérente à la protection de la vie privée.

Notre politique en matière de protection des données à caractère personnel se fonde sur les dispositions légales applicables en la matière, dont le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après, le « règlement européen sur la protection des données ») et la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

2. Qui est le responsable du traitement des données à caractère personnel ?

Au sens du RGPD, la Commune est le responsable du traitement des données à caractère personnel dont elle dispose. Les coordonnées de la Commune et de ses représentants légaux sont les suivantes :

Administration Communale de Honnelles

Rue Grande 1

7387 Honnelles

Bourgmestre : Monsieur Matthieu LEMIEZ

Directeur général f.f. : Monsieur Stéphane REIGNIER

3. Délégué à la protection des données ?

La Commune s’est adjoint les services d’un délégué à la protection des données (ci-après « DPD ») et son rôle est multiple. Il est chargé d’informer et de conseiller la Commune, tout en contrôlant l’application de la législation et de la règlementation interne en matière de données personnelles.

Dans la mesure où le DPD est la personne de référence au sein de la Commune pour l’application du RGPD, si vous avez des questions concernant la protection de vos données personnelles, n’hésitez pas à prendre contact avec lui.

Le CPAS de Bernissart met à disposition de la Commune de Honnelles son délégué à la protection des données. C’est pourquoi son adresse mail mentionne le CPAS de Bernissart.

Délégué à la protection des données : ZHBkQGNwYXMtYmVybmlzc2FydC5iZQ==

4. Quelles sont les données à caractère personnel que nous traitons ?

Le RGPD définit une donnée à caractère personnel comme « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable […] »[1].

D’une manière générale, il vous est possible de visiter le site internet et la page facebook de la Commune sans communiquer aucune information personnelle vous concernant. En toute hypothèse, vous n’êtes en aucune manière obligé de transmettre ces informations à la Commune si vous consultez uniquement son site internet ou sa page facebook.

Cependant, la Commune collecte vos données notamment lorsque vous introduisez une demande de documents d’identité, demande de permis d’urbanisme ou encore lorsque vous participez aux activités initiées par la Commune.

Dès lors, les données à caractère personnel et/ou les catégories de données personnelles que nous sommes susceptibles de traiter sont, entre autres :

• Les données d’identification comme le nom, le prénom ou la date de naissance dans le cadre des actes d’état-civil, d’un enregistrement à la population, d’une demande de permis, d’une candidature à un emploi, etc.;
• Les données de contact (adresse postale, adresse mail, numéro de téléphone) ;
• Les données bancaires (numéro de compte en banque) dans le cadre du recouvrement des taxes ;
• Les données financières et patrimoniales (dettes, propriétés immobilières, baux) ;
• Les données judiciaires (casier judiciaire, sanctions administratives).

Lorsque nous ne collectons pas les données à caractère personnel directement auprès de vous, vos données proviennent des bases de données publiques auxquelles nous avons accès afin de réaliser nos missions, par exemple le registre national.

5. A quelles fins traitons-nous vos données à caractère personnel et sur quelle base ?

Les données à caractère personnel vous concernant sont recueillies et traitées, notamment, pour :

• La gestion des registres de l’État civil et de la population ;
• La délivrance des cartes d’identités ;
• La gestion des taxes et redevances ;
• La gestion des permis divers ;
• La gestion des relations avec le public.

Cette liste peut servir d’exemple mais n’est pas exhaustive.

La Commune n’utilise vos données que sur base d’au moins un des fondements repris à l’article 6 du RGPD :

• Le traitement est nécessaire pour le respect d’une obligation légale à laquelle la Commune est soumise ;
• Le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investie la Commune ;
• Vous avez consenti au traitement de vos données pour une ou plusieurs finalités spécifiques ;
• Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat, ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande.

Elles ne seront traitées que par le personnel de la Commune de Honnelles et ses sous-traitants, aux seules fins décrites ci-dessus et afin d’améliorer le service.

En toute circonstance, la Commune s’engage à ne collecter et traiter vos données personnelles que dans la mesure où cela est strictement nécessaire pour l’accomplissement d’une des finalités énoncées dans la présente politique. En principe, vos données personnelles ne seront jamais utilisées dans un autre cadre que celui annoncé.

6. Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

Afin de satisfaire à ses obligations légales, la Commune conserve vos données pendant la durée fixée par les dispositions légales applicables. Pour plus d’information à ce sujet, nous vous suggérons de consulter le tableau de tri des archives générales du Royaume, qui fait l’inventaire des durées de conservation des données. Ce document est consultable à l’adresse suivante : www.shorturl.at/guFWY.  

Aucune donnée à caractère personnel n’est transmise à des tiers ne faisant pas partie des destinataires précités ou ne relevant pas du cadre juridique indiqué, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organes chargés d’une mission de contrôle ou d’inspection en application du droit belge, tel qu’un juge d’instruction.

En tout état de cause, la Commune ne divulguera pas de données à caractère personnel à des tiers à des fins de marketing direct.

7. Quels sont vos droits ?

Droit d’accès

Le droit d’accès est le droit que vous avez d’obtenir, sur demande, de l’information sur les données à caractère personnel que nous détenons sur vous.

Droit de rectification

Il s’agit du droit que vous avez de demander la rectification, dans les meilleurs délais, des données à caractère personnel qui seraient inexactes. Si vous constatez que des données à caractère personnel sont incomplètes, vous avez également le droit de demander à ce qu’elles soient complétées.

Droit à l’effacement

Dans certains cas, vous avez le droit de demander l’effacement de vos données à caractère personnel. C’est notamment le cas si

• les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles avaient été collectées ou traitées par le responsable du traitement ;
• les données à caractère personnel ont fait l'objet d'un traitement illicite ;
• l’utilisateur retire son consentement et qu’il n’existe pas d’autre base de légitimation du traitement ;
• l’utilisateur, personne concernée, s’oppose au traitement, mais dans certains cas particuliers. Le droit à l’effacement n’existe pas dans toutes les situations.

Droit à la limitation du traitement

Dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir du responsable du traitement la limitation du traitement de vos données à caractère personnel, conformément à la législation applicable en matière de protection des données.

Droit à la portabilité des données

Pour autant que de besoin, vous avez également le droit de recevoir vos données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, dans les conditions prévues par la législation applicable en matière de protection des données. Dans tous les cas, le droit à l’effacement des données reste d’application. Ce droit n’existe que si la base de légitimation du traitement est fondé sur l’article 6, § 1er, a) ou l’article 9, § 2, a) (consentement) ou l’article 6, § 1er, b) (exécution d’un contrat) du RGPD. Notez que les autorités publiques traitent des données à caractère personnel essentiellement parce qu’elles en ont l’obligation ou exercent des missions d’intérêt public ou relevant de leur exercice.

Droit d’opposition

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos données à caractère personnel si le traitement est fondé sur l’article 6, par. 1, e) (mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité public) ou f) (intérêts légitimes) du RGPD. Dans ce cas, la Commune de Honnelles doit cesser le traitement des données à caractère personnel, à moins que nous ne démontrions qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts et vos droits et libertés, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

8. Comment faire valoir vos droits ?

Pour exercer vos droits, envoyez un formulaire de demande d’exercice des droits sur vos données à caractère personnel (disponible ICI) contenant votre demande détaillée en joignant une copie de votre carte d’identité à l’adresse suivante : ZHBkQGNwYXMtYmVybmlzc2FydC5iZQ==

Vous pouvez également envoyer le formulaire par courrier ordinaire suivante :

Administration Communale de Honnelles
À l’attention du délégué à la protection des données
Rue Grande 1
7387 Honnelles

C’est pour garantir le respect de votre vie privée et assurer votre sécurité que nous prendrons les mesures nécessaires pour vérifier votre identité avant de vous permettre de consulter, et éventuellement de corriger, des données.

Toutefois, si vous estimez que le CPAS n’a pas protégé et/ou traité vos données personnelles conformément aux réglementations en vigueur, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données.

Autorité de protection des données (APD)
Rue de la presse 35
1000 Bruxelles
Tél : 02/274.48.00
E-mail : Y29udGFjdEBhcGQtZ2JhLmJl
Site internet : https://www.autoriteprotectiondonnees.be

9. Quels sont les moyens mis en œuvre pour protéger les données ?

La Commune de Honnelles a mis en place un certain nombre de procédures de sécurité adaptées sur le plan technique et organisationnel, qu'elle réévalue et actualise régulièrement, afin d’éviter la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès non autorisé, la communication accidentelle à des tiers, ainsi que d’en assurer la sécurité et de garantir l’utilisation correcte des informations recueillies en vue de réaliser le traitement concerné.

Le nombre de personnes ayant accès à vos données à vos données à caractère personnel est restreint et cet accès n’a lieu que dans la mesure où il est nécessaire à l’accomplissement de leurs fonctions professionnelles.

10. Clause de limitation de responsabilité

La responsabilité de Commune de Honnelles sera limitée aux dommages directs, à l’exclusion de tout dommage indirect.

La Commune de Honnelles ne peut être tenue responsable de tout dommage résultant d’une manipulation illégitime commise par des tiers sur les données à caractère personnel (vol de données, virus, hameçonnage ou autres infractions informatiques) ainsi que d’une manipulation illégitime commise par la personne concernée elle-même ou par un sous-traitant.

La Commune de Honnelles tient à préciser que le présent site internet peut contenir des liens hypertextes et autres références vers d’autres sites, mis à votre disposition à titre indicatif uniquement, que nous ne gérons et ne contrôlons pas. La Commune de Honnelles décline toute responsabilité pour tout contenu inadapté, illégitime ou illégal présent sur les hyperliens ainsi que pour les dommages pouvant résulter de leur consultation. Nous vous recommandons donc de lire attentivement les règles de protection de la vie privée de chaque site que vous visitez, ces règles pouvant différer de la présente déclaration.

11. Droit applicable et juridiction compétente

La présente déclaration est régie par le droit belge. Tout litige lié à la présente déclaration fera l’objet d’une tentative de médiation amiable. En cas d’échec, le litige sera soumis à la compétence des tribunaux de l’ordre judiciaire de l’arrondissement du Hainaut. La Commune de Honnelles se réserve le droit de se diriger vers un autre tribunal compétent, s'il le juge opportun.